Gelegenheden, productgroepen en activiteiten

Binnen Pasy kennen we een aantal termen die we hier kort toelichten, daarnaast leggen we uit wat het verschil is tussen deze drie termen.

Gelegenheden

De eerste term is gelegenheid. De gelegenheden zijn geheel naar eigen wens in te vullen en worden gebruikt op twee plekken. (1) Op de offerte/bevestiging, hier zal op benoemd worden dat het een offerte is voor (bijvoorbeeld) een bruiloft en (2) in de rapportages, zo kun je inzien hoeveel omzet er per gelegenheid in Pasy staat.

De lijst met gelegenheden stel je aan het begin in, en zul je vrijwel nooit hoeven bij te werken. Denk bij gelegenheden aan ‘Vergadering’, ‘Bruiloft’ en ‘Bedrijfsborrel’. Een gelegenheid kies je bij het aanmaken van een partij.

Productgroep

Een productgroep is een groep producten. Bij het vullen van Pasy zul je hier even goed over na moeten denken, maar vooral belangrijk is om het concept te snappen van de productgroepen en de activiteiten. Een goed voorbeeld van een productgroep is het ‘Drankarrangement’, deze heeft bijvoorbeeld de producten ‘Binnenlands (gedistilleerd)’ en ‘Buitenlands (gedistilleerd)’. Een ander goed voorbeeld is het ‘Vergaderarrangement’, deze kent dan de producten ‘4-uurs arrangement’ en ‘8-uurs arrangement’.

Activiteiten

Om het voor de gebruikers zo simpel mogelijk te houden zijn de activiteiten in het leven geroepen. Bij het instellen van een activiteit geef je een naam op en kies je de arrangementen die bij deze activiteit horen. Het concept hierachter is dat een gebruiker de productgroepen te zien krijgt die voor de geselecteerde activiteit relevant zijn.

Stel iemand komt Borrelen (activiteit) dan hoeven daar niet de ‘Vergaderarrangementen’ (productgroep) of de ‘Luncharrangementen’ (productgroep) naar voren te komen. Hetzelfde geldt voor als iemand komt ‘Vergaderen’ (activiteit), dan hoeven daar niet ‘Hapjesarrangement’ (productgroep) en ‘Menusuggesties’ (productgroep) getoond te worden.

Het kan dus voorkomen dat je een partij aanmaakt met de gelegenheid ‘Vergaderen’, waarbij je een activiteit toevoegt die ook ‘Vergaderen’ heet, met daarin de productgroep ‘Vergaderarrangement’. Dit maakt het misschien verwarrend wat het verschil is tussen activiteiten en gelegenheden.

Een voorbeeld waarin het verschil tussen activiteiten en gelegenheden duidelijker zijn, is bij een bruiloft. Stel mensen komen bij jullie hun bruiloft vieren, dan kies je als gelegenheid ‘Bruiloft’. Binnen deze partij zul je activiteiten toevoegen als ‘Ceremonie’, ‘Borrel’, ‘Diner’ en ‘Feestavond’.